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淺談項目交付范圍的管控

2019/11/6 12:55:47 |  23次閱讀 |  來源:網友轉載   【已有0條評論】發表評論

一個項目確定了進度、成本和質量,那么就意味這這個項目的范圍確定下來了,控制好項目的交付范圍,就意味這你在進度、成本和質量這三者之間取得了平衡,你的項目也就成功了一半。沒有哪個項目的范圍是不變的,只是變化的大小和程度不同而已,控制項目的交付范圍,意味這項目的交付范圍變化可控。  

1、了解項目的交付范圍

  第一點就是要知道項目的交付范圍有哪些,不僅僅項目經理要知道項目的交付范圍,項目團隊也要了解,項目的利益相關者也要了解,你的客戶也必須要知道項目的交付范圍。

  有許多不同的方式對項目的交付范圍進行溝通,項目范圍來源于工作說明、商務合同,有時候你通過項目開通會向項目團隊以及利益相關者介紹項目范圍,但是,僅僅在項目啟動階段介紹一次是不夠的,你必須保持每周都要對項目的交付范圍進行宣傳。

  你的項目范圍是指,一旦你的項目開始,短期內,人們要知道他們需要做什么,或者他們的職權范圍是什么,他們開始考慮如何去完成這些工作。

  實際上作為項目經理你已經開始管理項目范圍,你需要不斷的向你的項目團隊重申項目交付范圍,也需要向各個利益相關者、最終用戶來重申,這是非常重要的一件事。

  你可以采取不同的方式來進行重申項目交付范圍,如一對一的溝通,發送項目進展周報等。

  2、深化團隊專業水平

  下一步就是要對你的團隊成員進行訓練,你不要嘗試去控制你的團隊成員去和項目客戶之間的溝通。你必須要培養你的團隊能夠識別和理解你的范圍,并且知道何時發生了變化。

  你要培養團隊成員在完成項目任務時的警覺性,團隊成員每天都需要和客戶進行溝通和交流,他們需要清楚的知道項目的交付范圍是什么,這樣他們就能大致得出一個范圍的推論。

  當客戶進行微妙的暗示,我現在真的喜歡這樣的顏色,這樣更改可能更好一些的時候,你的團隊成員就知道應不應該接受更改。

  如果你的項目成員不能正確的識別項目交付范圍的變更,那么可能增加5分鐘的工作量,帶來的是需要3天的測試或者返工。如果一個項目有十來個5分鐘的變更,那么整個項目團隊測試的工作量會成指數倍增。

  了解交付范圍的重要點在于他們應該能夠知道從A點到B點,再從B點到C點,最后到達目的地。但是在從B點到C點的過程中,可能客戶插入進來需要幫個小忙,那么我們就去了D點,這樣整個項目就偏離了最初的C點,無法到達最終的目的地。

  所以訓練真的很重要,你如何將讓你的團隊成員識別潛在的范圍變化,并且如何有效的管理客戶。當客戶提出變化時,他們只是簡單的對客戶說,相信我能做好。

  如果確實有大的變化,團隊成員可以把需求拿回來,然后和項目經理進行溝通,如果項目經理無法確定,可以提交到項目管理團隊進行溝通,來獲得承認并確定范圍的變化。

  3、溝通交流

  最后一個因素是溝通,溝通作為一個項目經理的主要工作,你要和你的團隊成員溝通,和項目的利益相關者溝通,你要和客戶溝通。

  你的工作就是通過溝通項目的交付范圍,看項目范圍是否存在潛在的變化。不論是項目范圍是擴大還是縮小,你都需要進行管理和控制,因為作為一個項目經理需要對項目交付范圍負責。

  所以上面的三個快速提示是關于如何維護和管理你的項目范圍變化的。首先確保你的項目團隊、項目利益

相關者和客戶每個人都知道項目范圍是什么,并在項目的整個生命周期期間不斷的去強化它。

  其次確保你的項目團隊知道如何識別項目范圍的變化,并且能夠如何正確的應對客戶提出的變化要求而不是直接說“不”,或者把客戶的需求傳達給項目經理。

最后是通過溝通來管理項目的預期。如何控制項目范圍的變化,你只要記住這三點就夠了。首先是確保你要知道項目的交付范圍有哪些;其次是訓練你的團隊,讓他們識別和管理這些范圍的變化,最后是溝通。這個項目要達成一個什么目標,提供一個什么樣的產品,是什么的重要組成部分,你作為一個項目經理,要確保不斷的進行溝通來對你的項目范圍進行管理。

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