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時間管理的方法與技巧

2019/11/7 10:04:37 |  20次閱讀 |  來源:網友轉載   【已有0條評論】發表評論

一、時間管理的方法

(一)漏斗分析法

關于時間管理法則的綜合運用;借助漏斗分析法,可進一步結合具體工作對時間的分配進行優先級判定,提升時間管理的效果。


如上圖所示,先通過四象限法則(下文工作日志部分,詳細介紹使用方法)將已知的工作分析,依次通過二八定律、價值原則、先眾后寡原則,對時間由近到遠進行分配。

其中,如果掌握計劃管理和WBS的方法工具,則對提升時間管理的效率更有裨益。

(二)時間段分析運用管理法

每個人在一天當中的不同時段,注意力、記憶力和創造力力依據不同的個體,存在差異。根據個人的特點,確定自己各個時間段的時間效率值(高、中、低);不同的時間段匹配合適的工作,則是提高個人時間效能的有效方法。

也可以,以興趣度和熟練度二維分析(借助九宮格),按效率值進行工作時間分配(見下圖)。


按照興趣度由高到低和熟練度由低到高的組合順序,把個人的工作時間,按照效率值由高到低進行分配,以保證各時間段的有效工作產出。

(三)工作日志分析法

掌握時間管理的法則、方法后,當然不是為了按部就班的研究時間管理;而是要通過工作中的應用與訓練,變成一種行為習慣、甚至思維習慣,與個人的日常工作與時間管理融為一體。每個人要達到對自己的時間做到有效管理,通常先要通過有形的方式進行訓練;訓練有素后,有形的方式可轉化為無形的方式。

工作日志分析法,是最有效的有形訓練方式。所謂工作日志分析法,就是記錄、統計、分析、修正的循環過程。


舉個具體案例說明:某部門經理


1、工作日志記錄




工作日志中,記錄的是一天的主要工作內容與時間分布;同時將每項工作進行了四象限的界定,以便于后續的分析。


2、工作日志統計與分析

工作日志的統計,通常以周和月為單位;重點統計各象限工作所花費的時間占比。




上圖中,該經理一周時間中M1M2的工作占據了90%,說明其時間分配基本合理(當然還取決于M1M2的準確界定);但M2的時間占了44%,說明其有接近一般的時間在處理突發事件,屬于時間不可控。再進一步對其M2的具體工作進行分析(具體圖表不展示),發現:M2中的一半內容來源于客戶、領導等,另一半來源于自身(即M1轉化為M2)。說明,該經理的時間管理是可以進行優化的:即通過自身的時間管理,減少M1的轉化,從而可以減少M2的工作量,從而減少時間的浪費。


在此崗位的日志分析中,還可以進行工作類別與性質的分析,識別哪些工作本質上不屬于此崗位的工作,進而進行削減、提高時間利用率(此處不展開)。


3、修正

通過分析,對個人的時間分配和管理不斷進行修正與調整。統計分析,每周做一次;修正,以月為單位。通常,經過三次循環(三個月),個人的時間管理會有明顯改善;經過一年以上的訓練,則基本可拋棄此方式。


二、時間管理的技巧


(一)化整為零

對于工作量大的工作,尤其是重要工作(M1M4),盡量避免集中式工作方式。利用WBS將工作進行分解成不同的時段進行,既可提高工作效率又可以有條件將碎片化時間利用到規模性工作中。

對于M1M4象限的工作,化整為零的技巧尤為適用

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