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主題案例解析:項目啟動階段有學問
姓 名:包包 所屬行業:綜合應用
郵 件:[email protected] 所屬領域:項目綜合管理
發布時間:2011/1/10 15:02:03 所屬階段:項目全過程

案例正文:

趙曉東的煩惱 

海正公司的趙曉東最近心里挺煩。公司前一段簽了一個100多萬的單子,由于雙方老板很熟,且都希望項目盡快啟動,在簽合同時也沒有舉行正式的簽字儀式。合同簽完,公司老總很快指定趙曉東及其他8名員工組成項目組,由趙曉東任項目經理。老總把趙曉東引見給客戶老總,客戶老總在業務部給他們安排了一間辦公室。

項目進展開始很順利,趙曉東有什么事都與客戶老總及時溝通。可客戶老總很忙,經常不在公司。趙曉東想找其他部門的負責人,可他們不是推托說做不了主,就是說此事與他無關,有的甚至說根本就不知道這事兒。問題得不到及時解決不說,很多手續也沒人簽字。

項目組內部問題也不少,有的程序員多次越過趙曉東直接向老板請示問題;幾個程序員編的軟件界面不統一;項目支出的每筆費用,財務部都要求趙曉東找老板簽字。趙曉東頻繁打電話給老板,其他人心里想,趙曉東怎么老是拿老板來壓人。由此,趙曉東與項目組其他人員和財務部的人員產生了不少摩擦,老板也開始懷疑趙曉東的能力。 

趙曉東的遭遇相信很多項目經理都親身經歷過,尤其是剛剛開始做行業客戶的公司,往往是公司的老板和客戶單位的某個主管關系不錯或業務人員關系做得很到位,公司老板希望趕緊做完項目,因此,常常跳過項目啟動環節,直接指令項目經理進入實施階段。結果項目剛開始就麻煩不斷。正所謂“好的開始是成功的一半”。做項目啟動是為了形成一個良好的溝通體系,讓所有與項目相關的人都理解項目的重要性,同時形成一個由雙方老總、項目負責人和項目組成員所構成的三級溝通體系,確保項目管理的暢通。

造勢:創造良好的施工環境 

現在很多項目都涉及到用戶業務應用的軟件開發,在實施中要跟用戶的各個層面打交道,但現實往往是用戶單位的員工根本不了解IT公司在給自己的企業做什么,因此,簽合同時有必要召開一個正式的儀式,向雙方員工傳遞項目的信息,激發公司全體員工對項目的熱情。IT公司老板、項目負責人、開發人員、施工人員和用戶方的領導、項目協調人、相關部門人員聚在一起,讓大家知道雙方的合作正式開始。儀式上,雙方領導要講話,特別是用戶方的領導要強調項目的意義。據說聯想上ERP項目時就專門召開了全體員工誓師大會,柳傳志親自到會講話,把ERP項目擺到關乎企業生死存亡的高度,并親手將一面大旗授予ERP項目的負責人。柳傳志還說,有人說現在上ERP是找死,但現在不上那就是等死,我們與其在這里等死,為什么不去拼搏一把呢?事實證明,這不僅極大地鼓舞了項目組成員的斗志,同時也使全體員工明白這不僅僅是信息部門的事,而是公司從上到下都要關心的事。

通過這個儀式,雙方要組成指導小組或項目管理委員會,由雙方總經理牽頭,項目負責人為執行人,日常聯系由雙方指定人員。在簽合同時,利用雙方人員到齊的機會,IT公司要把軟件功能用通用、專業的語言和用戶方的領導、技術人員、業務負責人進行最后確認,因為此時有分歧改正的成本不大。同時,還可使雙方人員彼此認識,清楚各個層次的接口,大家混個臉熟,以后打交道就會更通暢。

項目簽字儀式可以在用戶單位舉行(可以節約用戶方時間),也可以在酒店舉行。要注意:簽字儀式要精心組織,場地要大一些,為雙方溝通營造一個好的環境。會前,每個模塊負責人要明確自己的客戶接口,要找機會和對方單獨聊,拉近彼此間的關系。另外,會場上雙方老板的融洽氣氛會對項目的實施具有一種震懾作用。

尚方寶劍:明確責權利

項目簽字儀式是造外勢。在公司也要造內勢,讓各個部門都知道這個項目能為公司創造哪些經濟效益,明確項目組人員和項目負責人,確定項目負責人的權限。公司財務、采購、人事、技術、銷售等部門都要參加,這樣才能創造一個良好的內部服務體系,讓項目組把主要精力放在為用戶服務上。 

公司內部要召開項目組成立會,會上最重要的就是頒布一個“項目憲章”,包括項目的內容、項目負責人權限、項目團隊成員、項目時間周期、項目需要的設備、資金等,在憲章規定的范圍內,項目經理比總經理大,與此相關的事情,由項目經理負責。這樣,人事部在項目實施期間,就可以按照憲章規定,由項目經理來調動項目人員,而設備采購(往往不是一次性采購,而是根據項目進度購買,這樣可以省錢)也就不需要一次次找總經理,只要是憲章規定范圍內的,由項目經理簽字就可以了。尤其是在軟件開發上,項目組成員一定要清楚用戶的需求,不能擅自答應用戶增加功能,因為這會帶來很大的風險(后面幾節我們會具體探討)。

項目憲章必須由總經理和項目經理簽字,并在會上宣讀。為了增強團隊凝聚力,可以在會上舉行項目組宣誓或誓師宣言,形成“成則舉杯相慶,敗則拼死相救”的團隊精神。內部造勢不僅可以讓各個部門了解項目,創造條件服務項目組,而且可以給項目組成員以壓力和動力,意識到項目的意義和團隊精神的重要性。項目憲章對項目經理來說就是一把尚方寶劍,聯想ERP項目組的幸運就在于一開始就拿到了這把尚方寶劍,而這正是海正公司的趙曉東沒有拿到的東西。

在項目憲章的基礎上,公司應該形成具體的項目任務書,細分到各部門、個人,發到總經理、專家小組、開發部、財務部、市場部銷售部、行政人力資源部等。 

營造了內外兩個良好的環境,項目啟動就是水到渠成的事,項目組成員就可以集中精力投入到實施中去,項目的成功也有了更大的保證。 

最后,要提醒項目經理特別注意:在項目合同確定的最后一刻,還要對合同進行最后的審定,合同審定一定要聘請一位專業律師,對合同的一些關鍵細節進行“咬文嚼字”的審定。 

專家點評 

一個項目的成功啟動絕不是靠項目組或項目經理就可以的,必須具備內部和外部兩個條件,所以,雙方的一把手都要高度重視,尤其是在目前中國的公司文化環境下,項目經理需要“項目憲章”作為尚方寶劍,而用戶方的信息主管同樣需要自己領導的講話精神作為尚方寶劍。 

 


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